KI-Telefonassistentfür Hausverwaltungen

In der Hausverwaltung klingelt das Telefon wegen Schäden, Besichtigungen und Fragen zur Abrechnung, oft genau dann, wenn alle im Termin sind. Und nachts wegen eines Wasserrohrbruchs. Ein eigener KI-Telefonassistent nimmt diese Anrufe an und erledigt sie.

Von Pascal Knorr und Dean Severin · Stand Oktober 2026

Welche Anrufe übernimmt er in der Hausverwaltung?

Er nimmt Schadensmeldungen vollständig auf, gibt Notfälle sofort an deine Bereitschaft weiter, bucht Besichtigungen in deinem Kalender, beantwortet wiederkehrende Fragen und verbindet Mieter, Eigentümer und Handwerker mit der richtigen Person.

Schadensmeldungen aufnehmen: Objekt, Wohnung, was passiert ist, seit wann, Rückrufnummer
Notfälle erkennen und sofort mit der Bereitschaft oder dem Notdienst verbinden
Besichtigungstermine buchen, verschieben und absagen
Fragen zu Nebenkostenabrechnung, Schlüsseln oder Hausordnung beantworten oder als Rückrufbitte weitergeben
Vorgänge direkt in deine Verwaltungssoftware eintragen
nachts und am Wochenende annehmen, was sonst auf dem Band landet

Hör selbst

Zwei typische Anrufe, nachgestellt mit der echten Stimme unserer Assistentin Mia: eine Schadensmeldung und eine Anfrage für eine Besichtigung.

Hörprobe

Gespräch anhörenAnhören, wie Mia den Anruf erledigt

0:00 / 0:08

Mieter

Hallo, ich hab einen Wasserschaden in der Küche. Lindenstraße 12.

Mia

Wir kümmern uns sofort darum. Ich habe den Handwerker informiert.

Erledigt, während aufgelegt wird

Schaden aufgenommen: Lindenstraße 12, Küche
Als dringend markiert
Handwerker informiert
Zusammenfassung per Mail an die Verwaltung

Nachgestelltes Beispiel mit Mias echter Stimme.

So nimmt er eine Schadensmeldung auf

1
Wer ruft an?
Ist die Nummer bei dir hinterlegt, weiß er, ob ein Mieter, ein Eigentümer oder ein Handwerker anruft, und spricht ihn mit Namen an. Sonst fragt er nach.
2
Wo ist der Schaden?
Objekt, Wohnung und Raum. Er fragt nach, bis die Angabe eindeutig ist, und bestätigt sie zum Schluss.
3
Was ist passiert, und wie dringend ist es?
Was du als dringend festlegst, etwa Wasser, das läuft, oder eine ausgefallene Heizung, erkennt er und behandelt es sofort.
4
Was passiert danach?
Er legt den Vorgang in deiner Verwaltungssoftware an oder schickt ihn vollständig per Mail, verbindet bei Notfällen direkt mit deiner Bereitschaft und sagt dem Mieter, wie es weitergeht.

Nachts und am Wochenende

Die meisten Anrufe außerhalb der Bürozeiten können bis morgen warten, einige nicht. Der Assistent unterscheidet das nach deinen Regeln: Echte Notfälle verbindet er sofort mit deiner Bereitschaft oder dem Notdienst, alles andere liegt am nächsten Morgen vollständig aufgenommen in deinem Postfach. Du entscheidest, ob er nur nach Feierabend übernimmt oder rund um die Uhr.

Angebunden an deine Verwaltungssoftware

Damit nichts abgetippt werden muss, binden wir den Assistenten an deine Software an. Er legt Vorgänge dort direkt an und kann Angaben nachschlagen, etwa zu welchem Objekt eine Wohnung gehört. Gibt es keine Schnittstelle, kommt jeder Vorgang vollständig und immer gleich aufgebaut per Mail. Im Kundenportal siehst du zu jedem Anruf das ganze Gespräch als Text.

Häufige Fragen

Kann der Assistent Notfälle von normalen Schadensmeldungen unterscheiden?

Ja. Wir legen mit dir fest, was ein Notfall ist, zum Beispiel ein Wasserrohrbruch oder ein Heizungsausfall im Winter. Dann verbindet er sofort mit deiner Bereitschaft oder dem Notdienst. Alles andere nimmt er vollständig auf und gibt es an die zuständige Person weiter.

Erkennt der Assistent, welcher Mieter anruft?

Ja, wenn die Nummer bei dir hinterlegt ist. Dann kennt er Namen und Zuständigkeit und kann zum Beispiel direkt mit dem richtigen Objektbetreuer verbinden.

Arbeitet er mit unserer Verwaltungssoftware zusammen?

In der Regel ja. Wir binden ihn an deine Software an, sodass Vorgänge dort direkt landen und er Angaben nachschlagen kann. Gibt es keine Schnittstelle, kommt jeder Vorgang vollständig und einheitlich per Mail.

Was passiert, wenn sich ein Mieter beschwert?

Beschwerden behandelt er so, wie du es festlegst: Er verbindet mit einer Person aus deinem Team oder schickt dir eine dringende Rückrufbitte. Er versucht nicht, Ärger selbst wegzudiskutieren.

Wir verwalten für mehrere Eigentümer. Geht das?

Ja. Anrufe, Auswertungen und Zugänge lassen sich nach Mandanten trennen, etwa je Eigentümergemeinschaft oder Gesellschaft.

Mehr zum Grundsätzlichen: Was ist ein KI-Telefonassistent? und Datenschutz.