Was ist ein KI-Telefonassistent?

Wie funktioniert ein KI-Telefonassistent?

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   Der Anruf kommt an

   Deine Kunden wählen weiter deine Nummer. Deine Telefonanlage leitet den Anruf an den Assistenten weiter, immer oder nur zu bestimmten Zeiten.

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   Er hört zu und versteht

   Eine Spracherkennung schreibt mit, was der Anrufer sagt. Ein Sprachmodell versteht daraus das Anliegen, auch wenn jemand frei erzählt statt Stichworte zu nennen.

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   Er entscheidet mit deinem Wissen

   Was er antworten darf, wann er weiterleitet und was als dringend gilt, legst du vorher fest. Er arbeitet mit diesem Wissen und diesen Regeln, nicht mit allgemeinem Internetwissen.

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   Er erledigt das Anliegen

   Er bucht einen Termin in deinem Kalender, verbindet mit der richtigen Person, trägt einen Vorgang in dein Programm ein oder nimmt eine Rückrufbitte auf.

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   Du siehst, was passiert ist

   Nach dem Gespräch stehen Anliegen, Ergebnis und der Gesprächsverlauf als Text in deinem Kundenportal. Nachrichten und Rückrufbitten kommen sofort per Mail.

Welche Anrufe kann er übernehmen?

Vor allem die Anrufe, die immer wiederkommen und nach einem festen Muster laufen. Was genau, legen wir mit dir fest. Typisch sind:

• Fragen beantworten, etwa zu Öffnungszeiten, Abläufen oder Unterlagen
• Termine buchen, verschieben und absagen, direkt in deinem Kalender
• Anliegen aufnehmen und als Vorgang in dein Programm eintragen
• mit der richtigen Person verbinden, wenn es nötig ist
• dringende Anrufe erkennen und sofort weitergeben
• Nachrichten und Rückrufbitten sofort per Mail schicken
• Service-Anrufe machen, zum Beispiel Termine bestätigen

Wo sind die Grenzen?

Ein KI-Telefonassistent ersetzt nicht dein Team, er hält ihm den Rücken frei. Er weiß nur, was wir ihm mitgeben, und er handelt nur so weit, wie du es erlaubst. Bei Gesprächen, die Fingerspitzengefühl brauchen, etwa eine Beschwerde oder eine schwierige Entscheidung, verbindet er mit einem Menschen oder nimmt eine dringende Rückrufbitte auf.

• Er rät nicht. Weiß er etwas nicht, sagt er das.
• Er handelt nicht außerhalb der Regeln, die du festlegst.
• Er macht keine Werbeanrufe ohne Einwilligung der Angerufenen.

Fertige Software oder individuelle Entwicklung?

Es gibt Telefonbots von der Stange: eine Vorlage, die du selbst einrichtest und pflegst, und die am Ende meist eine Notiz schreibt, um die sich doch wieder jemand kümmern muss. Das kann für einfache Fälle reichen.

Wir gehen den anderen Weg: Wir lernen deinen Betrieb kennen und entwickeln deinen Assistenten einzeln, mit deinen Abläufen, deinen Sonderfällen und angebunden an deine Programme, auch an Eigenentwicklungen. Danach testen und pflegen wir ihn für dich. Was die Möglichkeiten im Einzelnen unterscheidet, steht im Vergleich mit Telefonservice und Anrufbeantworter.

Was kostet ein KI-Telefonassistent?

Dein Angebot bekommst du nach dem Erstgespräch, wenn wir wissen, welche Anrufe bei dir reinkommen und was danach passieren muss.

Wie läuft die Einführung ab?

Wir hören zuerst zu: Welche Anrufe kommen rein, was muss danach passieren, welche Sonderfälle gibt es? Dann entwickeln wir deinen Assistenten mit eigener Gesprächsführung, eigenem Wissen, eigenem Namen und eigener Stimme. Du testest ihn, so oft du willst, und wir schärfen nach. In der Regel dauert es zwei bis drei Wochen bis zum ersten echten Anruf. Danach bleiben wir dran und bringen ständig Updates.

Und der Datenschutz?

Bei einem Anruf entstehen personenbezogene Daten, deshalb gehört ein Auftragsverarbeitungsvertrag dazu. Website, Kundenportal und Daten liegen bei uns auf Servern in Deutschland, Gesprächsinhalte werden nach einer festen Frist gelöscht. Ausführlich: KI-Telefonassistent und Datenschutz.

Für wen lohnt sich das?

Für Unternehmen, bei denen das Telefon klingelt, während alle beschäftigt sind, Anrufe nach Feierabend auf dem Band landen oder das Team Stunden am Telefon verbringt. Wie das konkret aussieht, zeigen wir für Hausverwaltungen und Arztpraxen. Am schnellsten verstehst du es, wenn du es ausprobierst: Ruf Mia an unter 02052 8859689.

Häufige Fragen