KI-Telefonassistentund Datenschutz
Wer anruft, nennt Namen, Anliegen und manchmal eine Adresse. Ein KI-Telefonassistent verarbeitet also personenbezogene Daten. Hier steht, welche Daten das sind, wo sie liegen und wann sie wieder verschwinden, am Beispiel von Cally Line.
Von Pascal Knorr und Dean Severin · Stand Oktober 2026
Welche Daten entstehen bei einem Anruf?
Bei einem Anruf entstehen die Telefonnummer des Anrufers, der Gesprächsverlauf als Text, eine kurze Zusammenfassung und das, was der Anrufer für sein Anliegen nennt, etwa Name, Adresse oder Terminwunsch.
Die Nummer des Anrufers speichern wir gekürzt. Die volle Nummer behalten wir nur, wenn er um einen Rückruf bittet, denn dafür wird sie gebraucht. Was der Assistent abfragt, legen wir mit dir fest: so viel wie nötig, so wenig wie möglich.
Wo liegen die Daten?
Website, Kundenportal und Datenbank laufen auf Servern in Deutschland, ebenso der Server, der die Gespräche führt. Für Spracherkennung, Sprachmodell und Stimme arbeiten wir mit spezialisierten Anbietern zusammen. Alle sind im Auftragsverarbeitungsvertrag benannt, den wir mit dir schließen. Es gibt keine Dienstleister, die du nicht kennst.
Wann werden die Daten gelöscht?
Gesprächsinhalte werden automatisch nach einer festen Frist gelöscht, standardmäßig nach 90 Tagen. Gelöscht werden Gesprächsverlauf, Zusammenfassung, Telefonnummer und Nachrichten. Übrig bleiben nur Zeitpunkt und Dauer des Anrufs, weil die für die Abrechnung nötig sind.
Wer sieht die Gespräche?
Du siehst jeden Anruf in deinem Kundenportal, mit Anliegen, Ergebnis und dem ganzen Gespräch als Text, auch als PDF. Schaut sich jemand aus unserem Team ein Gespräch an, etwa um deinen Assistenten zu verbessern, wird das protokolliert, und du kannst es sehen.
Worauf du bei einem Anbieter achten solltest
Egal, mit wem du arbeitest, diese Punkte sollten geklärt sein:
- Auftragsverarbeitungsvertrag, in dem alle Dienstleister benannt sind
- klare Angabe, wo Website, Datenbank und Gesprächsserver stehen
- feste Löschfristen für Gesprächsinhalte, die du mitbestimmen kannst
- Tonaufnahmen nur mit Hinweis an den Anrufer und Widerspruchsmöglichkeit
- volle Einsicht in jeden Anruf, auch zum Herunterladen
- nachvollziehbar, wer beim Anbieter in Gespräche schaut
- eine Ansprechperson, die du bei Fragen anrufen kannst
Häufige Fragen
Ist ein KI-Telefonassistent DSGVO-konform?
Er lässt sich datenschutzgerecht betreiben, wenn die Grundlagen stimmen: ein Auftragsverarbeitungsvertrag, in dem alle Dienstleister benannt sind, so wenig Daten wie nötig, feste Löschfristen und volle Einsicht für dich. So ist es bei uns geregelt. Ob dein konkreter Einsatz passt, klärst du am besten mit deinem Datenschutzbeauftragten; die Unterlagen dafür bekommst du von uns.
Wo werden die Daten gespeichert?
Website, Kundenportal und Datenbank laufen auf Servern in Deutschland. Für Spracherkennung, Sprachmodell und Stimme arbeiten wir mit spezialisierten Anbietern zusammen, die alle im Auftragsverarbeitungsvertrag benannt sind.
Wie lange werden Gespräche gespeichert?
Gesprächsverlauf, Zusammenfassung, Nummer und Nachrichten löschen wir automatisch nach einer festen Frist, standardmäßig nach 90 Tagen. Die Frist stimmen wir mit dir ab. Übrig bleiben nur Zeitpunkt und Dauer des Anrufs für die Abrechnung.
Werden Gespräche als Ton aufgezeichnet?
Standardmäßig nicht. Du bekommst den Gesprächsverlauf als Text. Eine Tonaufnahme gibt es nur, wenn du sie ausdrücklich möchtest, und dann nur mit Hinweis an den Anrufer und der Möglichkeit, zu widersprechen.
Diese Seite erklärt, wie wir arbeiten. Sie ist keine Rechtsberatung. Die vollständigen Angaben zur Website stehen in unserer Datenschutzerklärung.
Fragen zum Datenschutz? Sprich mit uns.
Im Erstgespräch (30 Minuten, per Video) schauen wir uns deine Anrufe an und sagen dir ehrlich, ob sich ein eigener Assistent für dich lohnt.
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